CERTYFIKACJA

Skrócony opis procedury certyfikacyjnej Systemów Zarządzania realizowanej przez TÜV NORD Polska Sp. z o.o.

Program certyfikacji systemów zarządzania to inaczej mówiąc skrócony opis procedury certyfikacyjnej systemów zarządzania realizowanej przez Jednostkę Certyfikującą Systemy Zarządzania TÜV NORD Polska Sp. z o.o. (dalej zwaną Jednostką Certyfikującą) w oparciu o wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17021:2007.

Program dotyczy systemów zarządzania:

• jakością (QM) wg PN-EN ISO 9001,
• środowiskowego (UM) wg PN-EN ISO 14001,
• bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP) wg PN-N-18001,
• bezpieczeństwem informacji (SZBI) wg PN-ISO 27001:2007.

W odniesieniu do w/w systemów zarządzania Jednostka Certyfikująca TÜV NORD Polska Sp. z o.o. nie formułuje żadnych merytorycznych wymagań oprócz tych, które zawierają normy będące podstawą certyfikacji.

Procedura certyfikacyjna Systemów Zarządzania (SZ) dzieli się na kilka, poniżej opisanych faz. Jest ona realizowana przez pracowników i auditorów TÜV NORD Polska.
Do każdego procesu certyfikacji auditorzy wybierani są przez Kierownika Jednostki Certyfikującej Systemy Zarządzania odpowiednio do posiadanych kwalifikacji i kompetencji.

Przygotowanie i planowanie auditu

Przygotowanie do auditu służy zbadaniu celowości i możliwości przeprowadzenia certyfikacji u Klienta.

Na podstawie wypełnionego i przesłanego przez Klienta "Zapytania ofertowego" Jednostka Certyfikująca ocenia, czy posiada wszystkie konieczne informacje i czy są one wystarczające dla sformułowania oferty dla Klienta (ewentualne niejasności wyjaśniane są z Klientem). Warunki certyfikacji zawiera przesłana do Klienta oferta. Rozpoczęcie procesu certyfikacji następuje po przesłaniu przez Klienta zlecenia akceptującego ofertę.

Jednostka Certyfikująca zawiera z Klientem umowę na certyfikację systemu zarządzania, która określa prawa i obowiązki stron.

Zlecenie Klienta jest podstawą do rozpoczęcia fazy planowania i przeprowadzenia auditu.

Jednostka Certyfikująca, z odpowiednim wyprzedzeniem, informuje klienta o terminie każdego auditu (uzgodnionym z klientem) oraz składzie zespołu auditorskiego. Każdorazowo wyznaczany jest lider zespołu auditowego. Klient ma prawo zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu wobec wyznaczenia każdego konkretnego auditora lub eksperta technicznego.

Klient jest zobowiązany do umożliwienia auditorom wykonania wszystkich czynności niezbędnych dla przeprowadzenia auditów, w tym działań umożliwiających analizę dokumentacji i zapewnienia dostępu do wszystkich procesów i obszarów objętych certyfikacją.

Każdy audit jest zaplanowany przez lidera zespołu auditowego, a plan zakomunikowany klientowi z wyprzedzeniem w stosunku do daty auditu.

W przypadku certyfikacji SZBI wg normy ISO 27001:2007 należy dostarczyć następujące dokumenty:

1. Udokumentowane deklaracje polityki SZBI,
2. Zakres SZBI,
3. Procedury i zabezpieczenia wspomagające SZBI,
4. Opis metodyki szacowania ryzyka,
5. Raport z procesu szacowania ryzyka,
6. Plan postępowania z ryzykiem,
7. Udokumentowane procedury potrzebne organizacji do zapewnienia efektywnego planowania, eksploatacji i sterowania procesami bezpieczeństwa informacji i opis pomiaru skuteczności zabezpieczeń,
8. Deklarację stosowania.

Audit certyfikacyjny systemu zarządzania

Audit certyfikacyjny składa się z dwóch etapów.

Etap pierwszy auditu certyfikacyjnego

Celem pierwszego etapu auditu jest wstępna ocena dojrzałości systemu do certyfikacji oraz przygotowania organizacji klienta do drugiego, zasadniczego etapu auditu.

Przyjmuje się, że Klient dostarcza zespołowi auditorskiemu dokumentację systemu zarządzania na 2 tygodnie przed terminem 1-go etapu auditu.

Ocenie podlegają między innymi: dokumentacja systemu zarządzania, lokalizacja klienta i jej specyficzne warunki, status klienta w stosunku do kluczowych aspektów systemu zarządzania, planowanie i realizacja auditów wewnętrznych i przeglądów zarządzania. Wynikiem tej oceny jest ustalenie czy poziom wdrożenia systemu zarządzania jest odpowiedni dla przeprowadzenia drugiego etapu auditu.

Raport z 1-go etapu auditu zawiera decyzję o tym, czy możliwe jest przeprowadzenie etapu 2-go oraz identyfikuje obszary, które mogłyby być zakwalifikowane jako niezgodności podczas drugiego etapu auditu. Rozwiązanie tych kwestii przez Klienta może mieć wpływ na termin 2-go etapu auditu.

W czasie 1-go etapu ustala się dokładnie treść zakresu certyfikacji.

Przyjmuje się, że odstęp czasu pomiędzy dwoma etapami auditu nie powinien być większy niż trzy miesiące.

Etap drugi auditu certyfikacyjnego

Celem 2-go etapu auditu certyfikacyjnego jest sprawdzenie skuteczności wprowadzonego w organizacji systemu zarządzania.

Przyjmuje się w szczególności, że warunkami, które muszą być spełnione przed drugim etapem auditu są:

• stosowanie w organizacji przedstawianego do certyfikacji systemu zarządzania minimum od trzech miesięcy,
• przeprowadzenie auditu wewnętrznego całego certyfikowanego systemu zarządzania,
• przeprowadzenie przeglądu zarządzania.

Audit rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, którego celem jest zapoznanie organizacji z planowanym przebiegiem auditu.

Zadaniem auditorów jest ocena wdrożenia systemu zarządzania i spełniania wymagań normy odniesienia. Dokonywane jest to poprzez wywiady z kadrą zarządzającą i pracownikami, przegląd dokumentów i zapisów oraz poprzez obserwację obszarów systemu i realizowanych procesów.

Po zakończeniu auditu podczas spotkania zamykającego Klient jest informowany o wyniku oceny. Wynik dokumentowany jest w sprawozdaniu. Stwierdzone i udokumentowane niezgodności wymagają sformułowania przez Klienta planu działań korekcyjnych dla ich usunięcia. Plan wymaga akceptacji lidera zespołu auditowego. Skuteczność działań proponowanych przez Klienta jest weryfikowana podczas dodatkowego auditu lub na podstawie dostarczonych, w ciągu maksimum 90 dni, dokumentów potwierdzających usunięcie niezgodności lub też na kolejnym audicie nadzoru/ recertyfikacji. Decyzja o wyborze sposobu weryfikacji działań korekcyjnych należy do lidera zespołu auditowego.

Przyznanie certyfikatu i nadzorowanie systemu

Przyznanie certyfikatu następuje przez Kierownika Jednostki Certyfikującej lub upoważnioną przez niego osobę, na wniosek lidera zespołu auditowego, po zakończeniu auditu z pozytywnym wynikiem. Jeżeli umowa o certyfikację i prawo użytkowania znaku Jednostki Certyfikującej jest podpisana i należność za usługę certyfikacyjną uregulowana, to certyfikaty oraz sprawozdanie z auditu są przekazywane Klientowi.

Okres ważności certyfikatu wynosi trzy lata, pod warunkiem, że w każdym roku okresu ważności przeprowadzony zostanie u Klienta przynajmniej jeden audit nadzoru.

Audity nadzoru

Data corocznego auditu nadzoru nie może być późniejsza od daty referencyjnej tzn. od daty ostatniego dnia 2-go etapu auditu certyfikacyjnego plus 12 miesięcy (dla 1-go auditu nadzoru) i plus 24 miesiące (dla 2-go auditu nadzoru). Audit nadzoru nie może być wykonany wcześniej niż trzy miesiące przed datą referencyjną.

Jeżeli audit nadzoru nie został wykonany do daty referencyjnej to po tym terminie certyfikat zostaje zawieszony.

W ciągu kolejnych trzech miesięcy można wycofać zawieszenie certyfikatu przeprowadzając audit nadzoru, którego czas trwania może zostać powiększony. Decyzję o czasie trwania tego auditu podejmuje Kierownik Jednostki Certyfikującej. Jeżeli taki audit nie zostanie wykonany certyfikat zostaje cofnięty.

Każdy audit nadzoru łącznie z korekcjami dotyczącymi stwierdzonych niezgodności oraz zwolnieniem procesu w Jednostce Certyfikującej musi być zakończony nie później niż trzy miesiące po dacie referencyjnej.

W ramach każdego auditu nadzoru oceniane są zawsze kluczowe elementy SZ, auditorzy badają obszary: auditów wewnętrznych i przeglądów systemu, działań korygujących i zapobiegawczych, postępowania z reklamacjami, skuteczności systemu, wykorzystania certyfikatu i logo Jednostki Certyfikującej.

Wymagane jest, aby w organizacji przed każdym auditem nadzoru przeprowadzony został kompletny audit wewnętrzny oraz przegląd zarządzania.

Stwierdzone podczas auditu niezgodności skutkują postępowaniem analogicznym jak w drugim etapie auditu certyfikacyjnego. Po zakończeniu auditu nadzoru Klient otrzymuje sprawozdanie.

Audit recertyfikacyjny (ponownej certyfikacji)

Przed upływem okresu ważności certyfikatu dla przedłużenia jego ważności na trzy kolejne lata należy w organizacji przeprowadzić audit recertyfikacyjny. Audit recertyfikacyjny łącznie z działaniami korekcyjnymi dotyczącymi stwierdzonych niezgodności oraz zwolnieniem procesu w Jednostce Certyfikującej musi być zakończony przed upływem daty ważności certyfikatu.

Zwykle audit recertyfikacyjny poprzedzony jest nową ofertą.

Metodologia auditu recertyfikacyjnego jest zgodna z metodologią drugiego etapu auditu certyfikacyjnego. Audit poprzedzony jest oceną dokumentacji systemu zarządzania.

Audit recertyfikacyjny jest z reguły jednoetapowy.

Kierownik Jednostki Certyfikującej może podjąć decyzję o konieczności przeprowadzenia auditu w dwóch etapach (np. przy znaczących zmianach w auditowanej organizacji lub jej systemie zarządzania).

Zawieszenie certyfikatu

W szczególnych przypadkach, takich jak: brak możliwości wykonania auditu nadzoru z winy Klienta, stwierdzone przypadki niewłaściwego używania certyfikatu lub znaku Jednostki Certyfikującej jednostka zawiesza certyfikat o czym powiadamia Klienta na piśmie. W takim przypadku Klient ma obowiązek niezwłocznie zaprzestać używania certyfikatu/znaku w jakichkolwiek celach do czasu ustania stanu zawieszenia. Czas trwania zawieszenia oraz warunki jego zakończenia określa Jednostka Certyfikująca. Stan zawieszenia kończy się przywróceniem prawa do używania certyfikatu po spełnieniu przez zleceniodawcę określonych warunków lub cofnięciem certyfikatu.

Cofnięcie certyfikatu

Nierozwiązanie, w ustalonym przez Jednostkę Certyfikującą czasie, przez Klienta kwestii, które spowodowały zawieszenie certyfikatu powoduje jego cofnięcie. O cofnięciu certyfikatu Jednostka Certyfikująca powiadamia Klienta na piśmie. Cofnięcie certyfikatu jest trwałym wygaśnięciem prawa do używania certyfikatu/ znaku. W sytuacji, gdy certyfikat zostanie cofnięty, Klient ma obowiązek niezwłocznie zwrócić certyfikat Jednostce Certyfikującej, wycofać i zniszczyć posiadane kopie oraz zaprzestać używania certyfikatu/znaku w jakichkolwiek celach.

Audity specjalne

Audit rozszerzający/ograniczający

Na wniosek Klienta dotyczący rozszerzenia zakresu udzielonej certyfikacji Jednostka Certyfikująca przeprowadza tzw. audit rozszerzający. Zakres oceny dokumentacji i auditu jest odpowiedni do proponowanego rozszerzenia zakresu.

Jednostka Certyfikująca może ograniczyć zakres certyfikacji w celu wykluczenia tych części, które nie spełniają wymagań. Decyzja o ograniczeniu może zapaść po audicie nadzoru lub dodatkowym audicie (ograniczającym).

Audit rozszerzający/ograniczający może być powiązany z auditem nadzoru. Postępowanie po audicie przebiega odpowiednio, jak po audicie certyfikacyjnym.

Audity z krótkim terminem powiadamiania

W szczególnych, uzasadnionych przypadkach (np. w wyniku skarg klientów certyfikowanej organizacji na jej system zarządzania, zawieszenia certyfikatu), może być konieczne przeprowadzenie dodatkowego auditu. Stwierdzenie jego konieczności zależy od oceny Jednostki Certyfikującej. Jednostka Certyfikująca każdorazowo jest zobowiązana do przesłania zleceniodawcy informacji o powodzie auditu, związanych z auditem kosztach i o jego terminie.

Certyfikacja grupowa

Certyfikacje grupowe stosowane są w organizacjach posiadających jednostki organizacyjne o zróżnicowanej lokalizacji, jednak o podobnych procesach wytwórczych lub w przypadku organizacji macierzystej z oddziałami o czystej funkcji ekspozytury. Dla certyfikacji grupowej następuje wybór placówek, w których muszą być przeprowadzane audity certyfikacyjne i audity nadzoru.

Certyfikacja grupowa jest możliwa, jeżeli spełnione są następujące warunki:

• organizacja posiada centralę, gdzie planuje się, nadzoruje i zarządza pewnymi działaniami oraz sieć jednostek lokalnych lub filii (oddziałów), w których te działania są w całości lub częściowo prowadzone,
• wszystkie oddziały są prawnie lub kontraktowo powiązane z centralą i objęte są wspólnym systemem zarządzania ustanowionym i nadzorowanym przez centralę (w centrali przedstawiciel kierownictwa nadzorujący SZ w centrali i w oddziałach, przegląd kierownictwa w centrali obejmujący ocenę SZ w całej organizacji),
• wyroby/usługi dostarczane przez wszystkie oddziały są "w zasadzie" tego samego rodzaju, wytwarzane "w zasadzie" tymi samymi metodami, według tych samych procedur.

Odwołania i skargi

Klientowi przysługuje w stosunku do decyzji Jednostki Certyfikującej prawo odwołania. Odwołania są rozpatrywane wg procedur Jednostki. O przebiegu i wyniku postępowania odwoławczego Klient jest informowany.

Jednostka Certyfikująca jest zobowiązania do przyjmowania i rozpatrywania skarg na własną działalność oraz na działalność certyfikowanych przez nią klientów. Skargi są rozpatrywane wg procedur jednostki. O przebiegu i wyniku rozpatrzenia skargi Jednostka Certyfikująca informuje (jeśli to możliwe) składającego skargę.